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视频会议召开流程

来源:应用撰稿人:信息员发布时间:2016-03-14 字体:[] [][关闭][打印]

  江西省视频会议系统标准作业流程用于视频会议前期准备和会议召开,规范视频会议系统的各项工作,达到建立健全视频会议工作的目的。

  一、会议传真

  1 省政府办公厅将会议文件传真到省信息中心九楼办公室,同时电话通知视频系统负责人。

  2 省直厅局单位来电通知视频系统负责人,咨询会议日期安排,以防厅局单位视频会议和省政府办公厅会议时间重合,确定会议日期后将会议文件传真到省信息中心九楼办公室。

  二、撰写通知

  1 视频系统工作人员接到会议文件传真后立即汇报视频系统负责人,制定会议调试开机时间,会议注意事项等细则。

  2 形成书面视频会议通知,上报省信息中心办公室,填写发文表格。

  3 汇报视频系统负责人,校对视频会议通知文件,负责人核稿签字。

  4 汇报主任,签发文件。

  5 通知文件进入省发改委公文管理系统,分配条形码,进行文件打印流程。

  6 将文件送办公室盖章,并登记在册。

  三、下发通知

  1 通知文件下发至各设区市信息中心,并由各设区市信息中心下发至所辖县(市、区)信息中心。通知文件电子文档上传至江西省政务网视频群共享,以供各设区市、县(市、区)下载。

  2 联系各设区市信息中心视频负责人,确定会议传真已收到。

  四、会议调试

  1 国家级会议

  召开国家会议需要省电信配合传送来自国家的会议信号,需提前通知省电信相关工作人员联合调试会议声音和图像。

  2 省级会议

  召开省级会议需要提前一天进行主会场视频终端调试工作,主会场有省政府七楼第八、第九会议室,省发改委331会议室,省发改委综合楼六楼会议室,省委组织部远程电教中心会议室。

  五、会议召开

  1 上午会议

  召开上午的会议,需要提前两个小时启动视频终端,并检查网络线路是否正常。视频会议系统启动了省市县三级双终端备份,确保会议的顺利召开。

  2 下午会议

  统一定于上午十点启动视频终端,并检查网络线路是否正常。